Зачем нужна электронная очередь? Казалось бы, живая очередь — проверенный годами способ организации посетителей. Однако в условиях нового времени он уже не оправдывает себя. Электронная очередь — современное решение в сервисе, которое предоставляет значительное конкурентное преимущество. Она позволяет не только оптимизировать поток посетителей, но и получать статистические данные по работе сотрудников, востребованности конкретных операций и услуг, и многое другое.
Каковы же функции электронной очереди? Вот некоторые из них:
- Самое главное — это повышение удобства посетителей. Электронная система управления очередью позволяет сделать процесс ожидания комфортнее и сократить его время. При работе в несколько окон клиентам нет необходимости испытывать муки выбора более короткой живой очереди, и подолгу стоять в ней — они могут с комфортом расположиться в кресле и будут приглашены к первому освободившемуся специалисту.
- Электронная очередь — это своего рода гарантия обслуживания для клиента. Система управления очередью позволяет установить лимит, определяющийся пропускной способностью приемной. Это значит, что если все места заняты, посетитель не сможет зарегистрироваться в очередь, и ему не придется ждать зря.
- Помимо этого, повышается и удобство сотрудников. Система равномерно распределяет нагрузку на операторов, при этом уменьшает время простоя, но и дает возможность завершить оформление документов до того, как подойдет новый посетитель.
- Терминал регистрации электронной очереди можно настроить для отображения информации. Посетитель сможет ознакомиться с перечнем услуг при регистрации, не отвлекая сотрудников расспросами. Также можно разместить рекламную информацию на табло очереди, такая реклама будет просматриваться чаще любой другой.
- Система электронной очереди позволяет собирать статистику посещений — по дням и часам, а также определять самые востребованные и популярные услуги. Эти данные необходимы для планирования работы операторов — в загруженные часы или дни актуально присутствие большего количества операторов для обеспечения быстрого обслуживания клиентов.
- Посетители будут иметь возможность оценить качество обслуживания, что позволит определить компетенцию операторов, которые работали с клиентом, оставившим отзыв. Такая обратная связь будет полезна в том числе и для улучшения работы организации и повышения качества работы с клиентами.
Электронная система управления очередью серьезно упрощает взаимодействие с клиентами, позволяет им лучше понимать, какие услуги предлагает Ваша компания. Неудивительно, что такие системы распространяются все больше и больше. Обширные возможности настройки позволяют применять электронную очередь практически в любом учреждении или фирме. Однако чаще всего в ней нуждаются банки, страховые организации, государственные социальные учреждения (налоговая, пенсионный фонд, посольства, различные приемные), билетные кассы на вокзалах, почта, и многие другие службы с большим количеством посетителей.
Состав системы управления очередью уже стал традиционным, но при необходимости он может быть модифицирован. Обычно он 
включает в себя:
- Терминал регистрации. Самый основной элемент системы. Включает в себя принтер, на котором печатаются талоны с номером
очереди, а также кнопки регистрации. Терминал может иметь широкий набор функций: регистрация клиента в очереди, ввод персональных данных, предоставление справки по услугам и операциям. Это может быть, к примеру, INSEL Stand для базового набора функций, а если будет необходим ввод текстовой информации, будет более удобна модель с металлической антивандальной клавиатурой INSEL Elegance. - Пульт оператора, кнопочный или виртуальный, используется в основном для вызова посетителей в очереди. Помимо этого, можно перенаправить клиента к другому оператору, изменить порядок приема, вызывать клиентов повторно.
- Главное табло визуально отображает информацию об очереди — список последних вызванных клиентов и номера окон/кабинетов, а также различную информацию для ознакомления, в том числе рекламу.
- Табло оператора. Устройство отображения посетителей, вызванных к конкретному оператору.
- Система звукового оповещения привлекает дополнительное внимание посетителей при продвижении очереди. Это позволяет не следить постоянно за табло информации, упрощая ожидание.
